Uma agência de tráfego organizada com vários clientes funciona sobre quatro pilares: dados de cada cliente totalmente separados, acessos dados por pessoa e por cargo (nunca por senha compartilhada), um processo padrão para entrar e sair das contas de anúncio e um relatório de lucro igual para todos, construído a partir das vendas do checkout. Sem isso, a agência cresce até uns cinco ou seis clientes e começa a travar: gente olhando a conta errada, ex-funcionário com acesso ativo, relatório montado à mão toda segunda e cliente perguntando por que o número da reunião não bate com o caixa.
Resumo rápido: separe um ambiente por cliente, crie um cargo para cada tipo de pessoa (sócio, gestor, analista, cliente), documente o checklist de acessos na entrada e na saída, e padronize um relatório de lucro com a mesma estrutura para toda a carteira.
Este guia é sobre a operação da agência. Se você procura o que faz um gestor, quanto cobrar e quais métricas levar para o cliente, veja o guia sobre gestor de tráfego.
Os problemas típicos de uma agência de tráfego com muitos clientes
Os sintomas aparecem quase sempre na mesma ordem:
- Contas misturadas. O analista abre o gerenciador, está no perfil do cliente A e pausa o anúncio do cliente B. Ou soma o investimento de duas contas no relatório.
- Senhas compartilhadas. O login do cliente circula num grupo de WhatsApp. A Meta pede verificação, bloqueia o perfil, e ninguém sabe quem entrou de onde.
- Acesso que não sai. Um analista deixa a agência e continua com acesso às contas de anúncio e ao checkout de meia carteira.
- Relatório artesanal. Cada gestor monta o relatório do seu jeito, em planilha, puxando dados de três lugares. Leva horas e cada cliente recebe um formato diferente.
- Número que não bate. O relatório mostra o ROAS do gerenciador; o cliente olha o extrato do checkout e vê outra coisa.
Nenhum desses problemas é de habilidade técnica em mídia. São problemas de processo, e processo se resolve com estrutura.
Pilar 1: um ambiente separado por cliente
A regra é simples: cada cliente tem o próprio espaço, com as próprias contas de anúncio, o próprio checkout, as próprias metas e o próprio histórico. Nada de "uma planilha com uma aba por cliente" nem de "um painel com filtro por cliente".
Por que separar e não filtrar:
- Filtro esquecido gera erro. Basta alguém tirar o filtro para misturar números.
- Permissão por cliente. Um freelancer que atende só o cliente C não pode ver os outros.
- Moeda e fuso diferentes. Um cliente vende em reais no horário de Brasília; outro vende em dólar para fora. Misturar isso no mesmo ambiente distorce dia e valor da venda.
- Saída limpa. Quando o contrato termina, você encerra aquele ambiente sem mexer no resto.
Configurações por cliente que não podem faltar
| Configuração | Por que importa |
|---|---|
| Moeda de exibição | Contas em dólar ou euro precisam ser convertidas para a moeda do relatório |
| Fuso horário | Define em que dia a venda cai; errado, o "dia ruim" pode ser só venda caindo no dia seguinte |
| Imposto sobre anúncios | Contas faturadas no Brasil pagam imposto sobre o investimento na Meta; contas no exterior, não. Veja como o imposto entra no custo |
| Custos do produto | CMV, frete e imposto sobre vendas mudam de cliente para cliente |
| Padrão de UTM | Sem padrão, a venda não é ligada ao anúncio. O guia de UTM tem o modelo |
Pilar 2: acesso por pessoa e por cargo
Senha compartilhada é o maior risco operacional de uma agência. Além de violar os termos de várias plataformas, ela impede saber quem fez o quê e impede tirar o acesso de uma pessoa sem trocar a senha de todo mundo.
Nas plataformas de anúncio
Cada plataforma tem um jeito oficial de dar acesso a terceiros sem compartilhar login:
- Meta: o cliente adiciona a agência como parceira no portfólio empresarial (Business Manager) e compartilha as contas de anúncio, páginas e pixels necessários. Dentro da agência, cada colaborador recebe acesso individual.
- Google Ads: a agência usa uma conta de administrador (MCC) e o cliente aceita o vínculo. Cada pessoa da agência entra com o próprio e-mail.
- TikTok: o acesso é compartilhado entre Business Centers, também sem troca de senha.
- Checkouts: a maioria permite colaboradores ou integrações por chave/webhook. Prefira integração a login do dono.
Uma matriz de cargos simples
Defina, por escrito, quem pode o quê. Um modelo que funciona para a maioria das agências:
| Pessoa | Vê dados | Edita configurações e integrações | Gerencia membros |
|---|---|---|---|
| Sócio / head | Todos os clientes | Sim | Sim |
| Gestor responsável pela conta | Clientes da sua carteira | Sim | Não |
| Analista / assistente | Clientes em que atua | Limitado | Não |
| Cliente | Só a própria empresa | Não | Não |
O princípio é o do menor privilégio: cada um recebe o mínimo necessário para trabalhar. Quando precisar de mais, sobe o cargo; quando não precisar mais, desce ou remove.
Navegadores multilogin: quando fazem sentido
Muitas agências usam navegadores multilogin (perfis de navegador isolados, cada um com seus cookies) para operar vários perfis de anúncio sem que uma sessão "vaze" para outra. Faz sentido quando a agência opera perfis diferentes por cliente. O cuidado é o mesmo: cada perfil tem um responsável, e o acesso ao perfil também sai quando a pessoa sai.
Pilar 3: checklist de entrada e de saída
A maioria dos incidentes acontece na entrada ou na saída de um cliente (ou de um colaborador). Um checklist escrito resolve.
Onboarding de cliente
- Contrato assinado com escopo, metas e quem aprova criativos.
- Acesso de parceiro às contas de anúncio (Meta, Google, TikTok), com as permissões mínimas.
- Acesso ou integração com o checkout.
- Pixel e API de Conversões verificados, com o evento de compra chegando à plataforma.
- Padrão de UTM aplicado em todos os anúncios ativos.
- Custos cadastrados: CMV, frete, imposto sobre vendas, taxas.
- Moeda, fuso e imposto sobre anúncios definidos.
- Linha de base registrada: faturamento, investimento e lucro dos últimos 30 dias antes da agência.
- Ambiente criado, equipe interna adicionada, cliente convidado como visualizador.
O item 8 é o mais esquecido e o mais valioso: sem linha de base, a agência não consegue provar o que melhorou.
Offboarding de cliente
- Exportar o histórico e o último relatório.
- Remover a agência como parceira das contas de anúncio e do checkout.
- Revogar integrações, conectores e chaves de API criados pela agência.
- Remover membros da agência do ambiente do cliente (ou encerrar o ambiente).
- Confirmar por escrito com o cliente que os acessos foram removidos.
Offboarding de colaborador
- Remover a pessoa de todos os ambientes de clientes no mesmo dia.
- Remover dos portfólios empresariais, MCC e Business Centers.
- Revogar perfis de navegador multilogin e senhas de ferramentas internas.
- Revisar se algum conector, automação ou integração estava no nome dela.
Pilar 4: o relatório de lucro padrão
O relatório é o produto que o cliente enxerga. Se cada gestor entrega um formato, a agência parece desorganizada, mesmo quando o trabalho de mídia é bom. Padronize.
A estrutura
Use a mesma ordem para todos os clientes:
- Resultado do caixa no período: faturamento, reembolsos e chargebacks, taxas, impostos, investimento em mídia e lucro.
- Comparação: mesmo período anterior e linha de base do início do contrato.
- Por canal: investimento, vendas, CPA, ROAS e lucro de Meta, Google e TikTok.
- Por campanha e criativo: os 3 que mais lucraram e os 3 que mais gastaram sem retorno, com a decisão tomada.
- Próximos passos: o que muda no próximo período e por quê.
A regra de ouro: lucro a partir do checkout
O relatório precisa partir das vendas aprovadas no checkout e descontar reembolso, chargeback, taxas e impostos. Se ele usar só o gerenciador de anúncios, vai divergir do caixa do cliente, e a conversa vira "qual número está certo" em vez de "o que fazemos agora". O passo a passo de como calcular o ROAS real mostra de onde vem essa diferença.
Exemplo de consolidação da carteira (hipotético)
Além do relatório de cada cliente, a agência precisa de uma visão interna da carteira inteira. Um exemplo ilustrativo:
| Cliente | Investimento no mês | Faturamento | Lucro | Margem | Situação |
|---|---|---|---|---|---|
| Cliente A (infoproduto) | R$ 60.000 | R$ 210.000 | R$ 48.000 | 22,9% | Escalar |
| Cliente B (e-commerce) | R$ 35.000 | R$ 120.000 | R$ 6.000 | 5,0% | Revisar custos |
| Cliente C (infoproduto) | R$ 18.000 | R$ 41.000 | –R$ 2.500 | –6,1% | Risco de churn |
| Cliente D (e-commerce, USD) | R$ 22.000 | R$ 95.000 | R$ 14.000 | 14,7% | Manter |
Olhando só para ROAS, o cliente B (ROAS de cerca de 3,4) pareceria saudável. Pelo lucro, ele tem margem de 5% e merece uma conversa sobre custos, oferta ou ticket. E o cliente C precisa de plano de ação antes da próxima reunião, não depois.
Cadência
- Diário (interno): gestor confere investimento, vendas e anomalias de cada conta.
- Semanal (interno): reunião de carteira com a tabela consolidada acima.
- Quinzenal ou mensal (cliente): relatório padrão com decisões e próximos passos.
Como fazer isso na Track Hunter
A Track Hunter foi pensada para operações com vários negócios e várias pessoas. Veja como cada pilar fica na plataforma.
Várias empresas no mesmo login, com dados separados
Na barra lateral esquerda ficam os workspaces: as empresas de que você é dono e as que você acessa como convidado. Pelo "+" você cria uma nova empresa, com dados, métricas, dashboard, time e integrações totalmente separados. Na prática, cada cliente da agência vira uma empresa própria, e trocar de cliente é um clique, sem sair e entrar de conta.
Em Configurações › Configurações da empresa, cada empresa tem a sua moeda de exibição (BRL, USD ou EUR), o seu fuso horário e o seu idioma (português, inglês ou espanhol). Contas de anúncio em outra moeda são convertidas pela cotação do dia de cada gasto. Também dá para registrar nome, logo, razão social e CNPJ de cada empresa.
Membros e cargos
Em Configurações › Membros, clique em Convidar membro, informe um ou vários e-mails e escolha o cargo:
- Admin
- Editor
- Visualizador
O dono da empresa aparece como Proprietário. Na mesma tela você troca o cargo de alguém, remove membros, revoga convites pendentes, filtra por cargo e status e vê o último acesso e a data de entrada de cada pessoa. O convidado aceita pelo link que chega no e-mail.
Um arranjo comum para agência: sócios e gestores responsáveis como Admin ou Editor, analistas como Editor, e o cliente como Visualizador, acompanhando os números sem risco de alterar configurações.
Nos planos pagos, os usuários são ilimitados, então dá para convidar a equipe inteira e o cliente sem custo por assento. O plano Free permite 1 usuário.
Conectar a Meta de outro navegador ou por um colaborador
Na conexão da Meta, em Integrações, existe a opção "Copiar link para navegador multilogin". Ela gera um link válido por 30 minutos para concluir a conexão em outro navegador (por exemplo, o perfil multilogin em que está o perfil de anúncios do cliente) ou para um colaborador conectar pelo navegador dele. Assim ninguém precisa passar senha de perfil do Facebook.
Na mesma conexão você escolhe quais perfis e contas de anúncio acompanhar, pausa a coleta de uma conta específica e define a alíquota do imposto sobre anúncios por conta: contas no Brasil usam o padrão de 13,83% sobre o investimento em 2026; contas faturadas no exterior ficam em 0%.
Visualizações salvas para o relatório padrão
No Dashboard, monte os blocos do relatório (faturamento, reembolsos, taxas, impostos, investimento, lucro, ROAS, CPA, desempenho por fonte) e clique em Salvar visualização. Cada visualização pode ser:
- Global: visível para todo mundo que tem acesso àquela empresa. Ideal para o "relatório padrão da agência".
- Pessoal: visível só para você. Ideal para a visão de trabalho do dia a dia.
Para a reunião, escolha o período, ligue a comparação com o período anterior ou o mês anterior e apresente direto da tela. Para uma TV na sala da operação, a atualização automática recarrega os números a cada minuto.
No plano Basic ou superior, a Visão Financeira traz o DRE mensal, do faturamento total ao lucro, com análise vertical e horizontal, o que ajuda na conversa de fechamento do mês.
Todo plano começa com 30 dias grátis, sem cartão de crédito, com tudo liberado no período de teste.
Perguntas Frequentes
Como organizar uma agência de tráfego com muitos clientes?
Separe um ambiente por cliente (contas, checkout, custos, moeda e fuso próprios), dê acesso individual por cargo em vez de compartilhar senhas, siga um checklist escrito de entrada e saída de contas e padronize um relatório de lucro com a mesma estrutura para toda a carteira. Uma visão consolidada semanal de lucro por cliente ajuda a antecipar churn.
Como dar acesso às contas de anúncio do cliente sem compartilhar senha?
Use os mecanismos oficiais de cada plataforma: na Meta, o cliente adiciona a agência como parceira no portfólio empresarial e compartilha os ativos; no Google Ads, o vínculo é feito com a conta de administrador (MCC) da agência; no TikTok, pelo Business Center. Cada colaborador entra com o próprio login, o que permite remover acesso individualmente.
Que cargo dar ao cliente na ferramenta de relatórios?
Em geral, o de visualizador: o cliente vê os números da própria empresa em tempo real, mas não altera integrações, custos ou configurações. Isso dá transparência sem risco de alguém mudar um custo por engano e distorcer o lucro.
O que colocar no relatório mensal de uma agência de tráfego?
Resultado do caixa (faturamento, reembolsos, taxas, impostos, investimento e lucro), comparação com o período anterior e com a linha de base, desempenho por canal, os criativos e campanhas que mais lucraram e os que mais gastaram sem retorno, e os próximos passos. Use a mesma estrutura para todos os clientes.
O que fazer quando um colaborador sai da agência?
No mesmo dia, remova a pessoa de todos os ambientes de clientes, dos portfólios empresariais, da conta de administrador do Google Ads e dos Business Centers do TikTok, revogue perfis de navegador multilogin e confira se alguma integração ou conector estava no nome dela.
Na Track Hunter, cada cliente fica separado?
Sim. Cada cliente pode ser uma empresa própria, com dados, métricas, dashboard, time e integrações separados, acessíveis pelo mesmo login. Você alterna entre as empresas pela barra lateral e convida membros com cargos diferentes em cada uma.
Quantos usuários posso convidar na Track Hunter?
Nos planos pagos, os usuários são ilimitados. O plano Free permite 1 usuário.